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1、了解掌握會務(wù)信息,開展會務(wù)服務(wù)工作,包括預(yù)算、統(tǒng)籌、現(xiàn)場執(zhí)行等。 2、與客戶洽談業(yè)務(wù)事宜,做好會議,活動現(xiàn)場執(zhí)行,管理工作。3、聯(lián)系,維護公司客戶,及時根據(jù)客戶要求制訂相關(guān)方案。
會務(wù)人員的定義是“辦會”的工作或服務(wù)人員。而“與會人員”是參加會議的代表。例如我曾經(jīng)在省經(jīng)委時承辦全省的技術(shù)進步會議,具體工作是按初步確定的開會代表人數(shù),找一個足夠大的賓館,有足夠多的會議室,訂下這個賓館的多少房間,定好要用幾天。還要定飯給代表吃。在開會期間,做好各種服務(wù)與協(xié)調(diào)工作。直至會議結(jié)束。這就是“會務(wù)人員”的職責。而會議代表,只管來參加會議就是了。最多是交一些住宿費、會務(wù)費等。
會務(wù)人員管理制度為加強工作人員管理,做好會務(wù)工作,提高服務(wù)質(zhì)量,做到周密、嚴謹、科學、高效、務(wù)實、節(jié)約,使會務(wù)工作科學化、規(guī)范化、制度化,特制定如下:工作制度一、會務(wù)職責1、承擔公司大型會議的會務(wù)工作;2、承擔領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作。二、會務(wù)安排會務(wù)工作由總經(jīng)辦負責安排并進行督查。三、辦會程序(一)會前準備工作1、會務(wù)人員應(yīng)明確主辦單位,會議名稱、內(nèi)容、召開時間、地點、參會人員范圍和人數(shù)。2、會場布置。根據(jù)會議承辦單位要求布置會場,體現(xiàn)會議主題。(1)協(xié)助布置會標。(2)協(xié)助擺放會議桌椅,根據(jù)會議承辦單位要求,合理劃分會場區(qū)域,擺放適量花卉。(3)協(xié)助設(shè)置主席臺領(lǐng)導(dǎo)座次,設(shè)置發(fā)言席,調(diào)試會場的話筒、音響、錄音、錄像、投影等設(shè)備,根據(jù)會議需要,設(shè)置筆記本電腦插座,保證信息通道暢通。(4)茶杯擺放整齊、規(guī)范,茶水準備充分。
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